Automatisering og en digital hverdag

Du har helt sikkert hørt dem før - ordene automatisering og digitalisering. De er flittig brukt både i medier og av folk i IT-bransjen, men vet du egentlig hva de betyr?

En digital hverdag betyr ikke at vi blir byttet ut.

Det finnes mange måter å bruke automatisering på når man snakker om å digitalisere en bedrift. Ofte blir begge disse ordene slengt litt rundt, med lovnader om at det vil gi en mer effektiv hverdag hvis man bruker det riktig. Men hva er så å bruke det riktig? Vel, det kommer helt an på bedriften din. Og akkurat det er noe vi i Escio kan hjelpe deg med å finne ut av, hvis du ikke allerede har svaret selv.

Studier har vist at det å ta i bruk digitale verktøy ikke bare gir lavere kostnader, men det øker også produktiviteten og skaper et viktig konkurransefortrinn.

Mange små blir fort veldig mye

Noe alle bedrifter har er rutineoppgaver. Dette er gjerne mindre oppgaver som må gjøres regelmessig, og veldig ofte er det et identisk handlingsforløp hver gang. Over tid tar disse oppgavene veldig mye tid - selv om det kanskje bare tar 10 minutter per gang. Et typisk eksempel er e-poster; hvor ofte sender du e-poster som er nesten, eller kanskje helt identiske? Hvis du ikke allerede har gjort det - lag en e-post mal som du kan bruke som basis. Dette sparer mye tid i lengden!

www.slack.no

Og når vi først er inne på temaet e-post: hvordan kommuniserer dere innad i bedriften? Sender dere mye e-post frem og tilbake, eller bruker tid på å ringe eller finne kollegaer for å gi en beskjed? Slack er et genialt verktøy som lar deg ha et eget chatterom kun for din bedrift, som lar deg sette opp egne kanaler for å dele opp praten i spesifikke emner, starte gruppesamtaler eller sende private meldinger til andre kollegaer. Du kan også laste opp filer som blir automatisk indeksert og arkivert.

I tillegg kan du bruke søkeverktøyet til å enkelt finne tilbake til en tidligere samtale, eller et emne! En bedriftsundersøkelse viste at innføring av Slack førte til en nedgang i interne e-poster på 48.6%, en nedgang i møter på 25.1% og at produktiviteten økte med et gjennomsnitt på 32%! Kanskje er dette noe din bedrift kan ha nytte av?

En annen ting som gjøres ofte, og som kanskje ikke går automatisk hvis du har et mindre firma, er utsendelse av månedlige fakturaer. Dette er en veldig typisk oppgave som kan automatiseres med noen få, relativt enkle grep - og som sparer mye tid i lengden, spesielt når kundebasen etterhvert øker.

Balanse er viktig - tidsbruk og kostnader må gjenspeile hverandre.

I utgangspunktet kan alle oppgaver som gjøres regelmessig, og som er nesten eller helt identiske, automatiseres. Akkurat hvordan det skal gjøres, og om det er nødvendig, er noe som må vurderes for hver enkelt oppgave. Men et enkelt regnestykke er å finne ut av hvor mye tid du bruker på oppgaven per måned kontra tiden (og kostnaden) det tar å automatisere den. Sparer du både inn på tid og penger, uten at det går utover kvaliteten, er det høyst sannsynlig verdt det.

Mer tilfredse kunder

For noen bedrifter kan det være aktuelt med automatisering av tjenester i forbindelse med kundeservice. Chattebots og digital kundeservice på telefon er en tjeneste mange elsker å hate, men likevel kan det være med på å forbedre kundeservicen. Blant annet kan det brukes til å få kundene raskere i kontakt med riktig person, slik at ventingen blir minimert. Det kan også brukes til å besvare de mest vanlige spørsmålene, slik at kundeservicepersonalet ikke trenger å bruke tid på denne type henvendelser - og dermed kan yte bedre service totalt sett.

En annen ting som gjør kundeservice bedre er selvbetjeningsløsninger. Er det noe kunden kan gjøre selv, med litt veiledning, vil det ofte lønne seg å legge til rette for dette. Da slipper kunden å vente på kundeservice, og kan løse et eventuelt problem på en rask og effektiv måte.

Analyse og oversikt

Analyse av data.

Bruker du tid på å gå over og analysere resultater og andre store datasett manuelt? Det finnes mange verktøy som kan gjøre dette for deg, som er langt raskere, mer nøyaktig og i tillegg gir en oversikt på akkurat den måten du måtte ønske - enten det er grafer, tall eller begge deler som er ønsket sluttresultat.

I tillegg kan denne type analyse ligge som grunnlag for bruken av kunstig intelligens, som kan analysere større datasett og komme med forslag til forbedringer, eller predikere hvordan ting kan bli i tiden fremover. Dataene kan for eksempel også brukes til å gi personlig reklame til kunder, analysere markedet basert på årstid, vær, kampanjer og mange andre ting. Mulighetene er store, og det kan skape økte inntekter og flere kunder hvis det blir brukt på en smart måte. Og når alt dette skjer automatisk sparer naturligvis bedriften din mye tid, som kan brukes til andre oppgaver.

Uansett hvilke behov din bedrift måtte ha - små eller store - så vil det lønne seg å vurdere en eller annen form for digitalisering. Endringene skjer veldig raskt, og det kan være vanskelig å følge med på hvis man ikke helt vet hvilken retning man skal gå i. Her i Escio sitter vi på mye kompetanse, og vi har allerede hjulpet flere med å finne smarte, riktige løsninger for deres bedrifter.

Teknologien som allerede finnes, og den som kommer, er både spennende, nyttig og meget fleksibel. Det gjelder bare å vite hvilken ende man skal starte i, samt tillate seg selv å tenke på nye måter!

Vil du lese flere blogginnlegg fra oss?
Se alle våre innlegg, eller legg inn e-postadressen din nedenfor og få digitale tips og anbefalinger rett i innboksen din.